Жучковецька ЗОШ І-ІІ ступенів Гвардійської сільської ради Хмельницького району Хмельницької області

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

від 15.12.2022 № 

на 2023 рік       

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор

___________ Оксана ХОМАНЕЦЬ

15.12.2023

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

01 – Організація системи управління закладом

01-01

Закони України, укази та розпорядження Президента України, акти Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, галузеві документи про загальну середню освіту (копії)

Доки не

мине потреба

01-02

Листування з центральними та місцевими органами державної влади, органами місцевого самоврядування з питань діяльності закладу

Доки не

мине потреба

01-03

Листування з органом управління освітою

Доки не

мине потреба

01-04

Листування про перевірку пропозицій, заяв, скарг громадян; про надання запитів на публічну інформацію

5 років,

ст. 85

01-05

Установчі документи закладу (статут, свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи, витяг (виписка) з ЄДРПОУ)

До ліквідації закладу, ст. 30, 31

01-06

Колективний договір

До ліквідації закладу,

ст. 395-а

01-07

Правила внутрішнього трудового розпорядку

1 рік¹,

ст. 397

¹ Після зміни новими

01-08

Паспорт закладу

1 рік,

ст. 541

01-09

Накази з основної діяльності закладу

До ліквідації закладу, ст. 16 а

01-10

Журнал реєстрації наказів з основної діяльності закладу

До ліквідації закладу, ст. 121 а

01-11

Стратегія розвитку закладу

До заміни новою,

ст. 553

01-12

Освітня програма

До заміни новою,

ст. 553

01-13

Річний план роботи

5 років,

ст. 157-а

01-14

Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені в разі зміни директора або між установами

До ліквідації організації, ст. 45 а

01-15

Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені у разі зміни посадових та матеріально відповідальних осіб

3 роки¹, ст. 45 б

¹Після зміни посадових та матеріально відповідальних осіб

01-16

Документи (акти, пояснювальні записки, доповідні записки, довідки, висновки) зовнішнього аудиту з основних питань діяльності закладу

10 років, ст. 76 а

01-17

Документи (акти, пояснювальні записки, доповідні записки, довідки, висновки) тематичних та контрольних перевірок окремих напрямів діяльності закладу

5 років,

ст. 77

01-18

Документи (заяви, акти, пояснювальні записки, доповідні записки, довідки, висновки) службових розслідувань

5 років¹, ст. 80

¹Після прийняття рішення

01-19

Документи (акти, пояснювальні записки, доповідні записки, довідки, висновки) про виконання рішень (приписів), пропозицій за результатами обстежень, аудиту та перевірок

5 років,

ст. 81

01-20

Документи щодо звітування керівника закладу

5 років,

ст. 638

01-21

Протоколи засідань педагогічної ради

10 років, ст. 14 а

¹Що стосуються діяльності закладу – пост.

01-22

Журнал реєстрації протоколів засідань педагогічної ради

3 роки, ст. 122

01-23

Протоколи засідань Загальних зборів (конференції) колективу закладу

До ліквідації організації, ст. 12 а

01-24

Журнал реєстрації протоколів Загальних зборів (конференції) колективу закладу

3 роки, ст. 122

01-25

Протоколи засідань Загальних зборів трудового колективу закладу

До ліквідації організації, ст. 12 а

01-26

Журнал реєстрації протоколів Загальних зборів трудового колективу закладу

3 роки, ст. 122

01-27

Протоколи загальних батьківських зборів

До ліквідації закладу,

ст. 12-а

01-28

Журнал реєстрації протоколів загальношкільних батьківських зборів

3 роки, ст. 122

01-29

Журнал реєстрації вхідних документів

3 роки, ст. 122

01-30

Журнал реєстрації вихідних документів

3 роки, ст. 122

01-31

Журнал реєстрації внутрішніх документів

3 роки, ст. 122

01-32

Журнали реєстрації прийому громадян

3 роки, ст. 125

01-33

Журнал реєстрації телефонограм, електронних повідомлень

1 рік,

ст. 126

01-34

Звернення (заяви, скарги, пропозиції) громадян та документи з їх розгляду

5 років,

ст. 82

01-35

Журнал реєстрації звернень громадян

5 років, ст. 124

01-36

Журнал реєстрації запитів на публічну інформацію

5 років, ст. 124

01-37

Листування про перевірку пропозицій, заяв, скарг громадян; про надання запитів на публічну інформацію

5 років,

ст. 85

01-38

Журнал обліку перевірок, ревізій та контролю за виконанням їх рекомендацій (контрольно-візитаційний журнал)

5 років,

ст. 86

01-39

Документи (свідоцтва, акти, договори) на землю, споруди, майно, на право володіння, користування, розпорядження майном

До ліквідації закладу, ст. 87

01-40

Статистичні звіти з питань загальної середньої освіти (форми № ЗНЗ-1, № ЗНЗ3, № 83-РВК тощо)

1 рік,

ст. 302

01-41

Індивідуальні положення, порядки, регламенти, інструкції з питань організації роботи закладу

До заміни новими

01-42

Документи (протоколи, доповідні записки) засідань експертної комісії закладу

10 р.,

ст. 14-а

01-43

Журнал реєстрації протоколів засідань експертної комісії закладу

10 р.,

ст. 14-а

02 – Організація освітньої діяльності

02-01

Накази з руху учнів

15 років

02-02

Журнал реєстрації наказів з руху учнів

15 років

02-03

Документи (заяви, доповідні, довідки, накази тощо) щодо руху учнів

5 років,

ст. 44 б

02-04

Особові справи учнів

3 роки¹,

ст. 494 б

¹Після закінчення або вибуття

02-05

Алфавітна книга запису учнів

75 років,

ст. 525 є

02-06

Документи з питань внутрішнього забезпечення якості освіти в закладі (положення, моніторингові дослідження)

5 років,

ст. 44, 577-б

02-07

Розклад навчальних занять, додаткових занять з предметів, факультативів, спецкурсів, курсів за вибором учнів та графіки роботи до них

Доки не мине потреба

02-08

Протоколи засідань комісій про результати державної підсумкової атестації учнів та документи (учнівські роботи) атестації

3 роки,

ст. 567-а

02-09

Документи (заяви, протоколи, накази, індивідуальні освітні траєкторії, розклади) з питань організації індивідуального навчання

5 років,

ст. 298

02-10

Документи (заяви, протоколи, накази, індивідуальні освітні траєкторії, розклади, рішення органів вищого рівня) з питань організації дистанційного навчання

5 років,

ст. 298

02-11

Класні журнали

5 років,

ст. 590

Для випускних класів – 10 р.

02-12

Журнали обліку навчальних досягнень учнів, які перебувають на індивідуальному навчанні

5 років,

ст. 590

02-13

Журнал групи продовженого дня

5 років,

ст. 590

02-14

Журнал обліку пропущених і замінених уроків

5 років,

ст. 590

02-15

Книга обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про повну загальну середню освіту, Срібних і Золотих медалей

75 років,

ст. 531 а

02-16

Книга обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про початкову і базову середню освіту

75 років,

ст. 531 а

02-17

Книги обліку та видачі похвальних листів «За високі досягнення у навчанні» та похвальних грамот «За особливі досягнення у вивченні окремих предметів»

10 років

02-18

Документи (заяви, згоди на обробку персональних даних, накази, замовлення) щодо замовлення на виготовлення документів про освіту

1рік,

ст. 308

02-19

Списки первинного обліку дітей, які підлягають навчанню

10 років,

ст. 525-є

02-20

Списки дітей віком від 6 до 18 років

5 років,

ст.298

02-21

Документи (довідки) про продовження навчання та працевлаштування випускників закладу

3 роки,

ст. 603

02-22

Списки дітей та документи щодо роботи з дітьми пільгових категорій

До заміни новими

02-23

Звіти щодо обліку руху учнів закладу

1 рік,

ст. 302-г

02-24

Особові справи учнів

3 роки

Після закінчення або вибуття

02-25

Документи (заяви, акти, пояснювальні записки, доповідні записки, довідки, висновки, накази, рішення) щодо дітей, які перебувають у складних життєвих обставинах

5 років,

ст. 538 б

02-26

Документи (плани, прогами, накази, графіки) щодо організації виховного процесу (копії)

5 років,

ст. 303

02-27

Документи (заяви, акти, пояснювальні записки, доповідні записки, довідки, висновки, накази, рішення) з питань запобігання та протидії домашньому насильству, насильству за ознакою статі та булінгу

5 років,

ст. 44 б, 303

02-28

Журнал реєстрації фактів виявлення (звернення) про вчинення домашнього насильства, насильства за ознакою статі та булінгу

5 років,

ст. 44 б, 303

02-29

Документи (заяви, акти, пояснювальні записки, доповідні записки, довідки, висновки, накази, рішення) щодо роботи з дітьми, схильними до правопорушень, профілактики злочинності

5 років,

ст. 44 б, 303

02-30

Документи (заяви, графіки, накази, рішення) щодо організації відпочинку та оздоровлення дітей

5 років,

ст. 303, 794

02-31

Документи щодо організації підвозу учнів (договори, звіти, довідки, інформації)

5 років,

ст. 303, 794

02-32

Документи (графіки, накази тощо) щодо підготовки випускників закладу до участі в зовнішньому незалежному оцінюванні

До заміни новими,

ст. 579-б

02-33

Документи (меморандуми, договори, плани тощо) щодо організації співпраці із закладами вищої освіти

5 років ¹

ст. 543

02-34

Документи (плани, графіки, довідки, накази, звіти тощо) з питань проведення моніторингових досліджень якості освіти та навчально-пізнавальних досягнень учнів

5 років,

ст. 577-б

02-35

Документи (накази, графіки, звіти, протоколи) щодо організації проведення Всеукраїнських учнівських олімпіад з базових предметів

1 рік

02-36

Документи (плани, графіки, протоколи, накази) щодо організації роботи методичних об'єднань

5 років,

ст. 555-а,

ст. 561,

ст. 562

02-37

Документи (акти, довідки, висновки) з питань соціального захисту дитинства (копії)

5 років,

ст. 157-б

02-38

Документи про стан фізичного виховання (довідки, звіти, доповідні записки, інформації, акти)

5 років,

ст. 298

02-39

Документи (звіти, інформації, протоколи) щодо проведення конкурсів, фестивалів, учнівських олімпіад

5 років

ст. 646

03 – Охорона праці, безпека життєдіяльності, пожежна безпека та цивільний захист

03-01

Документи (накази, графіки, інструктажі) з охорони навчання та безпеки життєдіяльності учнів, запобігання дитячому травматизму (копії)

5 років,

ст. 44-б,

ст. 303

03-02

Документи (акти, заяви, доповідні записки, пояснювальні записки, висновки) з розслідування нещасних випадків з учнями

45 років²,

ст. 453

03-03

Журнал реєстрації нещасних випадків, що сталися з учнями

45 років¹,

ст. 477

03-04

Інструктажі з безпеки життєдіяльності учнів

До заміни новими,

ст.20-б

03-05

Журнали реєстрації інструктажів з безпеки учнів (по класах)

10 років¹,

ст. 482

03-06

Документи (акти, заяви, доповідні записки, пояснювальні записки, висновки) з розслідування нещасних випадків з працівниками закладу

45 років²,

ст. 453

03-07

Журнал реєстрації нещасних випадків, що сталися із працівниками закладу

45 років¹,

ст. 477

03-08

Документи (акти, висновки, графіки, накази, програми) з питань цивільного захисту

5 років,

ст. 1192

03-09

Документи (акти, висновки, графіки, накази) з охорони праці та безпеки життєдіяльності

5 років,

ст. 437

03-10

Журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці та безпеки життєдіяльності, пожежної безпеки та цивільного захисту

10 років¹, ст. 481

¹Після закінчення журналу

03-11

Акти перевірок, акти-дозволи, приписи з охорони праці та безпеки життєдіяльності, протипожежної та техногенної безпеки тощо. Документи про їх виконання

5 років,

ст. 434, 437, 451

03-12

Журнали реєстрації та обліку видачі інструкцій з охорони праці, пожежної безпеки, безпеки життєдіяльності

10 років¹,

ст. 481, 482

¹Після закінчення журналу

03-13

Документи комісії про навчання та перевірку знань працівників (новоприйнятих працівників) з питань охорони праці та безпеки життєдіяльності, пожежної безпеки, електробезпеки

5 років,

ст. 436

03-14

Технічна документація з експлуатації будівель або споруд (журнал, акти, заходи тощо)

3 роки,

ст. 1053

03-15

Документація (журнали, протоколи вимірювань, випробувань тощо) з електрогосподарства

3 роки,

ст. 1903

03-16

Документи (журнали, протоколи, накази тощо) із забезпечення пожежної безпеки

5 років,

ст. 1177, 1180

03-17

Акти розслідування нещасних випадків з працівниками закладу

45 років,

ст. 453

03-18

Журнал реєстрації нещасних і смертельних випадків з учасниками освітнього процесу

45 років,

ст. 477

04 – Адміністративно-господарська діяльність

04-01

Накази з адміністративно-господарських питань

5 років

04-02

Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань

5 років,

ст. 121 в

04-03

Документи (журнали, графіки, інформації) щодо споживання електроенергії, обліку енергоносіїв, опалення, водопостачання,

5 років,

ст. 1877, 1886, 121 в

04-04

Інвентарні списки основних засобів навчання

3 роки,

ст. 599

04-05

Акти інвентаризації матеріальних активів

3 роки,

ст. 345

04-06

Акти про списання інвентарю, малоцінного майна

3 роки,

ст.336

04-07

Акти про списання основних засобів

3 роки,

ст. 336

04-08

Акти приходу інвентарю, матеріальних цінностей

3 роки,

ст. 3363, 1013

04-09

Акти перевірок готовності закладу до нового навчального року

5 років

04-10

Документи щодо проведення ремонтних робіт у закладі (інформації, звіти, довідки, акти тощо)

3 років,

ст. 1598

05 – Кадрова діяльність

05-01

Накази з кадрових питань закладу тривалого строку зберігання

75 років

05-02

Накази з кадрових питань закладу тимчасового строку зберігання

5 років

05-03

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань (особового складу) тривалого строку зберігання

75 років,

ст. 121 б

05-04

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань (особового складу) тимчасового строку зберігання

5 років

05-05

Штатний розпис

75 років,

ст. 37 а

05-06

Тарифікаційні списки

25 років,

ст. 415

05-07

Картки П-2 працівників

75 років,

ст. 499

05-08

Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів при прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, характеристики, листки з обліку кадрів тощо) працівників

75 років, ст.493 в

05-09

Документи (графіки, заяви, накази) щодо відпусток

1 рік,

ст. 515

05-10

Посадові та робочі інструкції працівників

5 років,

ст. 43

05-11

Журнал реєстрації видачі посадових та робочих інструкцій працівникам

5 років,

ст. 43

05-12

Строкові трудові договори (контракти), додаткові угоди

75 років

05-13

Журнал реєстрації видачі строкових трудових договорів (контрактів), додаткових угод працівникам

5 років,

ст. 43

05-14

Трудові книжки

До запитання, не затребувані не менше 50 років, ст. 508

05-15

Журнал обліку руху трудових книжок і вкладок до них

50 років,

ст. 530 а

05-16

Особові справи працівників

75 років

05-17

Згоди на обробку персональних даних

3 роки

05-20

Журнал обліку операцій, пов’язаних з обробкою персональних даних

1 рік

05-21

Документи (заяви, протоколи, довідки, накази, атестаційні листи) атестаційної комісії

10 років,

ст. 14 а

05-22

Протоколи засідань атестаційних комісій

5 років,

ст. 636

05-23

Журнал реєстрації протоколів засідань атестаційної комісії

3 роки,

ст. 122

05-24

Документи (пропозиції, плани, довідки, накази) з питань підвищення кваліфікації педагогічних працівників

5 років,

ст. 537

05-25

Табелі обліку використання робочого часу

1 рік

05-26

Графіки роботи працівників закладу

3 років ¹,

ст. 391

06 – Організація роботи бібліотеки

06-01

Річний план роботи бібліотеки

1 рік

ст. 161

06-02

Плани роботи завідувача бібліотеки (місячні, тижневі)

1 років,

ст. 161

06-03

Щоденник роботи бібліотеки

1 рік,

ст. 804

06-04

Інвентарні книги бібліотечного фонду

До ліквідації бібліотеки,

ст. 805

06-05

Книги сумарного обліку бібліотечного фонду

До ліквідації бібліотеки

ст. 806

06-06

Книга обліку літератури, загубленої читачами, і тієї, що прийнята замість неї

3 роки

ст. 809

06-07

Книга обліку накладних на отримання підручників

До ліквідації бібліотеки,

ст. 808

06-08

Картотека обліку підручників

До ліквідації бібліотеки,

ст. 817

06-09

Картотеки періодичних видань

До ліквідації бібліотеки,

ст. 807

06-10

Алфавітний каталог бібліотечного фонду

До ліквідації бібліотеки,

ст. 817

06-11

Акти, протоколи перевірок роботи бібліотеки

1 років ¹,

ст. 802

Після наступної перевірки

06-12

Акти на списання літератури

10 років,

ст. 812

06-13

Акти на списання періодичних видань

3 років,

ст. 813

06-14

Формуляри читачів бібліотеки

Доки не мине потреба

06-15

Книга обліку тримання літератури від читачів на заміну втраченої

Доки не мине потреба

06-16

Журнал обліку літератури, подарованої шкільній бібліотеці

До ліквідації бібліотеки,

ст.870

07 – Організація роботи психологічної служби

07-01

План роботи практичного психолога на рік

1 рік

07-02

План роботи практичного психолога на місяць

1 рік

07-03

Обліково-статистичні документи (звіти статистичні, аналітичні)

5 років,

ст. 303

07-04

Документи щодо роботи з педагогічними працівниками закладу

5 років,

ст. 489

07-05

Документи щодо роботи з учнями закладу (на кожний клас)

До заміни новими,

ст. 20-б

07-06

Документи (заяви, протоколи, довідки) щодо роботи з батьками учнів закладу

До заміни новими,

ст. 20-б

07-07

Документи (звіти, висновки, плани, графіки, журнали) щодо психологічного супроводу учнів пільгових категорій

5 років,

ст. 298

07-08

Документи щодо психологічного супроводу роботи з обдарованими дітьми

5 років,

ст. 298

07-09

Журнал проведення корекційно-відновлювальної та розвивальної роботи практичним психологом

5 років

07-10

План роботи соціального педагога на рік

1 рік

07-11

План роботи соціального педагога на місяць

1 рік

07-12

Журнал щоденного обліку роботи

1 рік

07-13

Соціальний паспорт

5 років

07-14

Документи консиліумів, семінарів, тренінгів тощо

До заміни новими

07-15

Документи щодо роботи з пільговими категоріями дітей

5 років

08 – Організація роботи медичного пункту

08-01

План роботи сестри медичної

1 рік

08-02

Медичні книжки працівників закладу

5 років

08-03

Журнал здоров’я працівників харчоблоку

1 років

08-04

Журнал медичних оглядів водіїв

5 років

08-05

Журнал бракеражу сирої продукції

1 років

08-06

Журнал бракеражу готової продукції

1 років

08-07

Листок здоров’я дітей

5років

08-08

Журнал температурного режиму холодильників на харчоблоці

1 рік

08-09

Журнал огляду на педикульоз та коросту

1 рік

08-10

Журнал санітарного стану харчоблоку

1 рік

08-11

Журнал реєстрації температурного скринінгу працівників закладу

1 рік

08-12

Журнал проходження медичного огляду працівників

5 років

08-13

Журнал навчання персоналу закладу щодо питань гігієни

1 рік

08-14

Журнал періодичності прибирань

1 рік

08-15

Документи щодо медичного обслуговування та охорони здоров'я (копії наказів, листи, програми, інформації, звіти тощо)учасників навчально-виховного процесу

5 років,

ст. 44-б,

ст. 303

09 – Організація харчування

09-01

Документи щодо організації харчування дітей

5 років,

ст. 44 б, ст. 303

09-02

Примірне чотиритижневе меню

До заміни новими

09-03

Технологічні картки страв

До заміни новими

09-04

Книга контролю за закладкою основних продуктів

1 рік

09-05

Книга складського обліку

2 роки

10 – Архів

10-01

Зведена номенклатура справ закладу

5 років,

ст. 112-а

10-02

Описи справ тривалого зберігання (понад 10 років)

3 роки,

ст. 137б

10-03

Описи справ з особового складу

3 роки

ст. 137

10-04

Описи справ строку зберігання до ліквідації

До ліквідації організації,

ст. 137-а

10-05

Протоколи засідань експертної комісії

10 років

ст. 14 а

10-06

Акти про вилучення документів для знищення, про невиправні пошкодження документів

До ліквідації організації

ст. 130

10-07

Документи щодо ведення архівної справи та діловодства

До ліквідації організації,

ст. 130